Cách lên kế hoạch chuyển văn phòng hiệu quả tiết kiệm

Như với bất kỳ dự án nào, việc chuyển văn phòng thành công chủ yếu dựa vào một kế hoạch chuyển văn phòng được chu đáo. Sau khi đưa ra quyết định di chuyển, nhiệm vụ đầu tiên là tạo một kế hoạch di chuyển văn phòng. Đây là một trong những bước quan trọng nhất khi chuyển văn phòng.

Các giai đoạn lập kế hoạch chuyển văn phòng

Lập kế hoạch dự án

Hầu hết việc chuyển văn phòng đều được lên kế hoạch khoảng sáu tháng trước khi chuyển, đối với một doanh nghiệp lớn thì có thể diễn ra từ 1-2 năm. Vì vậy, ngay khi có quyết định chuyển văn phòng công ty, hãy bắt tay vào việc vạch ra một kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết. Kế hoạch này sẽ bao gồm:

- Mô tả công việc cần thiết liên quan đến việc di chuyển.

- Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho việc chuyển văn phòng

- Xác định người chịu trách nhiệm cho những nhiệm vụ.

- Đặt thời hạn cho thời điểm công việc phải hoàn thành.

Quyết định ai là người phụ trách

Chỉ định một người làm điều phối viên chuyển văn phòng.

Người này sẽ chịu trách nhiệm giám sát tất cả các khía cạnh của việc chuyển dọn văn phòng, vì vậy bạn nên chọn một người có kỹ năng tổ chức tốt, có quyền đại diện cho công ty của bạn và khả năng ra quyết định mạnh mẽ để họ có thể dễ dàng quản lý hầu hết các quyết định liên quan đến việc  chuyển văn phòng.

Thành lập một nhóm có trách nhiệm

Đội ngũ chuyển văn phòng sẽ phối hợp chặt chẽ với điều phối viên văn phòng để kiểm tra toàn bộ văn phòng và đảm bảo không có gì bị bỏ sót. Dưới sự lãnh đạo của Điều phối viên Trụ sở chính, nhóm này sẽ chịu trách nhiệm:

Danh sách các nhiệm vụ cần chuyển văn phòng

Xác định trình tự của chúng

Chỉ định trách nhiệm

Đặt thời gian mục tiêu

Nhóm di chuyển nên bao gồm những người quen thuộc với quy trình làm việc, trách nhiệm của những người và bộ phận khác nhau, thiết bị dùng chung, yêu cầu về không gian, công nghệ và bảo mật. Đối với thiết bị văn phòng, hãy chọn nhân viên có kinh nghiệm để đảm bảo rằng tất cả máy tính, ổ cứng, điện thoại và các thiết bị hàng ngày khác được đóng gói đúng cách.

Thiết lập lịch trình (dòng thời gian)

Tìm hiểu thời điểm hợp đồng thuê văn phòng hiện tại của bạn kết thúc trước khi bạn bắt đầu lên lịch, sau đó chọn một ngày chuyển nhà thích hợp. Sau khi chọn ngày chuyển nhà, bạn có thể bắt đầu đi vào chi tiết, chẳng hạn như thời gian xây mới hoặc cải tạo văn phòng mới của bạn là bao lâu. Vận chuyển, sắp xếp và lắp đặt thiết bị văn phòng…

Xác định ngân sách

Ngân sách di dời của bạn sẽ phụ thuộc vào quy mô văn phòng của bạn, những dịch vụ bên ngoài mà bạn quyết định thuê (chẳng hạn như văn phòng dịch vụ trọn gói hay văn phòng nhỏ) và liệu bạn có đang lên kế hoạch nâng cấp hay không. Thiết bị văn phòng và vật tư tiêu hao của bạn.

Bạn cũng cần lên kế hoạch mua thêm “bảo hiểm” cho việc chuyển văn phòng, vì trong quá trình này, nhiều vật dụng sẽ bị hư hỏng hoặc không đúng vị trí trong văn phòng mới.

Xem thêm: Mẹo tiết kiệm chi phí khi chuyển nhà

Tìm một văn phòng mới cho thuê

Bạn cũng cần xây dựng kế hoạch thuê văn phòng với các yêu cầu thuê văn phòng dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách thuê, kế hoạch kinh doanh hiện tại và tương lai của công ty.

Một yêu cầu thuê văn phòng bao gồm các tiêu chí sau:

Vị trí, diện tích, kinh phí thuê, giá thuê, thời gian thuê;

Đặc điểm tài sản: Liên kết giao thông, chỗ đậu xe, mức độ sẵn sàng, hệ thống điều hòa, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ;

Mốc thời gian: Chậm nhất bạn phải chuyển địa điểm hiện tại, bắt đầu kê đồ đạc, vào nhà, bắt đầu làm việc ở địa điểm mới;

Các yêu cầu khác: Phong thủy, thông tin liên lạc xung quanh, xây dựng thương hiệu, v.v.

Quy hoạch văn phòng mới

Kế hoạch dự án nên bao gồm kế hoạch di dời văn phòng cá nhân có tính đến các yếu tố như số lượng nhân viên, số lượng thiết bị công ty bạn có và phương tiện di chuyển.

Nói chuyện với mọi người và nhà cung cấp dịch vụ

Xem xét thông tin từ ít nhất 3 đối tác và nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng để đảm bảo bạn đang nhận được hợp đồng tốt nhất cho văn phòng của mình.

Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào các mặt hàng chuyên biệt như thiết bị y tế, thiết bị chính xác, dễ vỡ hoặc bạn vận chuyển các mặt hàng có giá trị cao như nghệ thuật, hãy đảm bảo hợp tác với họ. công ty vận chuyển hoặc vận chuyển hàng hóa cung cấp các dịch vụ này.

Xem thêm dịch vụ khác: Dịch vụ chuyển nhà giá rẻ TPHCM